Incassi con POS: nuove indicazioni per il 2026
A partire dal 1° gennaio 2026 i registratori telematici (RT) e i terminali per i pagamenti elettronici (POS) dovranno essere tecnicamente collegati tra loro.
L’art. 1, commi 74-77, della Legge 30 dicembre 2024, n. 207 (Legge di Bilancio 2025) che ha modificato l’art. 2, comma 3, del D.Lgs. n. 127/2015, introduce l’obbligo di garantire l’integrazione tra i sistemi di incasso e i sistemi di pagamento elettronico per tutti i soggetti tenuti all’obbligo di memorizzazione elettronica e trasmissione telematica dei corrispettivi.
L’integrazione ha due finalità principali:
– correttezza fiscale poiché l’importo addebitato al cliente corrisponderà esattamente all’importo memorizzato e trasmesso all’Agenzia delle Entrate (evitando discrepanze tra transato reale e dichiarato);
– semplificazione e tracciabilità mediante la riduzione di errori manuali e il potenziamento di strumenti di analisi del rischio di evasione.
Come affrontare questo cambiamento?
Attualmente nella maggior parte dei punti vendita quando si acquista pagando mediante POS assistiamo a due fasi:
1. l’esercente digita l’importo ed emette il documento commerciale (scontrino) dal registratore di cassa elettronico;
2. l’esercente digita nuovamente lo stesso importo sul POS per accettare il pagamento con carta o bancomat.
Dal 1° gennaio 2026 queste due fasi non saranno più ammesse se i dispositivi non sono integrati. La nuova norma infatti impone una soluzione tecnologica di collegamento: digitando l’importo sul registratore di cassa e selezionando il pagamento elettronico, il dato verrà trasferito automaticamente al POS, che si attiverà per la transazione senza necessità di inserire cifre manualmente.
L’adeguamento comporterà inizialmente un ulteriore onere di carattere tecnico – burocratico, ma l’integrazione del registratore con il POS offre anche apprezzabili vantaggi gestionali:
– le chiusure giornaliere del registratore telematico coincideranno con quelle del POS;
– si limiteranno gli errori di digitazione;
– le procedure saranno più rapide poiché ci saranno meno “passaggi”.
Quali sanzioni sono previste?
Il mancato adeguamento comporta:
– sanzioni amministrative: la mancata integrazione potrebbe configurare violazioni in materia di memorizzazione dei corrispettivi. Le sanzioni per il mancato collegamento dovranno essere chiariti dai decreti attuativi, ma le violazioni sulla memorizzazione/trasmissione dei corrispettivi (art. 6, comma 2-bis, D.Lgs. n. 471/1997) prevedono sanzioni pari al 70% dell’imposta non memorizzata, con un minimo di 300 euro per operazione in caso di omessa installazione o manomissione;
– sospensione dell’attività: in casi di reiterate violazioni (quattro violazioni in giorni diversi nel quinquennio), è prevista la sanzione accessoria della sospensione della licenza o dell’autorizzazione all’esercizio dell’attività.
Cosa fare adesso?
Al momento è opportuno:
1. verificare se gli attuali registratori telematici e POS in uso sono predisposti per il collegamento o se necessitano di aggiornamenti software/firmware;
2. contattare il fornitore del registratore di cassa e la banca (o fornitore del POS) per capire se le macchine attuali sono compatibili o se sarà necessaria una sostituzione;
3. valutare anche le soluzioni “All-in-One”: dispositivi “Smart POS” che integrano già al loro interno le funzioni di registratore telematico e stampante fiscale;
4. verificare le deleghe sul sito di Agenzia delle Entrate: la comunicazione di abbinamento può essere effettuata dal consulente fiscale, ma richiede una delega specifica denominata “Accreditamento e censimento dispositivi” (diversa da quella ordinaria per le fatture elettroniche).
Quali sono le scadenze?
L’obbligo di interconnessione funzionale (i due apparecchi che “si parlano”) scatta il 1° gennaio 2026, ma l’adempimento burocratico di censimento dei dispositivi sul sito dell’Agenzia delle Entrate potrà essere effettuato solo a partire dai primi mesi del 2026, successivamente al rilascio dell’apposito servizio online (attualmente non disponibile).
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